VENDOCERTA
WARSZAWA — --:--:--
Auto Dream VendoCerta
01 — VENDOCERTA

Nic nie przechodzi przez firmę bez dowodu.

Dostawcy, dokumenty, umowy, zakupy i faktury — jeden system prowadzi cały obieg, z wieloetapowymi akceptacjami i pełną historią audytową na każdym kroku.

02 — ZAMIAST PIĘCIU NARZĘDZI

Excel, maile i faktury w jednym miejscu.

Rejestr dostawców i kontrahentów, wersjonowane dokumenty, e-faktury zgodne z KSeF, raporty i asystent AI, który pyta i przygotowuje zmianę — nigdy nie decyduje sam.

03 — STAN PRODUKTU

Od pilotażu do pierwszych klientów.

Zobacz produkt Zapytaj o pilotaż
Czym jest VendoCerta

Nie tylko dostawcy — cały obieg firmy

VendoCerta prowadzi dostawców od zaproszenia po akceptację, pilnuje dokumentów, terminów i umów, obsługuje zakupy oraz zgodność fakturową w Polsce — rejestr kontrahentów, rejestr faktur, e-fakturowanie KSeF i sprawdzanie firmy po NIP, REGON i KRS — a wszystko pod jednym systemem ról i uprawnień, z asystentem AI i pełną historią audytową na każdym kroku. Żaden dostawca, dokument, zakup czy istotna zmiana nie przechodzi przez firmę bez wymaganych informacji, akceptacji i śladu w historii.

Status: pilotaż Interfejs: 8 języków — pl · en · de · fr · es · it · uk · ru Dostawca: bez konta, bez hasła Historia audytowa: append-only Faktury: KSeF + NIP·REGON·KRS
0
gotowych szablonów onboardingu
0
role wewnętrzne + dostawca zewnętrzny
wersjonowanie — nic nie nadpisuje starego dokumentu
żywa weryfikacja „Sprawdź firmę"
Moduły

Dziewięć obszarów pracy, jeden system

Każdy moduł działa na tych samych rolach, tym samym audycie i tej samej historii — nic nie żyje w osobnym arkuszu ani w osobnym koncie.

Dostawcy i onboarding

  • Rejestr z dziewięcioma statusami, ryzykiem i opiekunem wewnętrznym
  • Pięć gotowych szablonów onboardingu, kopiowanych na sprawę przy jej otwarciu
  • Portal dostawcy bez konta i bez hasła — jeden osobisty, wygasający link

Dokumenty i wersjonowanie

  • Zastąpienie dokumentu to nowa wersja — oryginał zostaje nietknięty
  • Segregowanie dokumentów firmowych (np. faktur) po roku, miesiącu i firmie — OCR offline, sugestie do potwierdzenia
  • Prywatne, podpisane i audytowane linki do pobrania

Akceptacje

  • Nazwane etapy w kolejności, z rolami uprawnionymi do decyzji
  • Gate sprawdzany przy każdej pozytywnej decyzji, nie tylko ostatniej
  • Status APPROVED osiągalny wyłącznie przez zamknięcie sprawy

Umowy i kalendarz

  • Termin wypowiedzenia widoczny, zanim umowa odnowi się sama
  • Przypomnienia na 30, 14, 7 i 1 dzień przed terminem, w dniu i po
  • Jeden kalendarz na dokumenty, sprawy, umowy i zadania
VendoCerta Plus

Zakupy

  • Wniosek zakupowy przechodzi przez ten sam silnik akceptacji, co dostawca
  • Ścieżka dziś kończy się na zatwierdzeniu wniosku
  • RFQ, zamówienia i przyjęcie towaru — zaplanowane, jeszcze nie zbudowane

Kontrahenci i faktury

  • Rejestr kontrahentów — poza samymi dostawcami
  • Rejestr faktur wydanych i otrzymanych, z realnymi kwotami i terminami
  • E-fakturowanie KSeF (format FA(3), potwierdzenie UPO) i „Sprawdź firmę” po NIP, REGON lub KRS

Ryzyko i jakość

  • Anomalie i incydenty dotyczące dostawców w jednym miejscu
  • Osobno od codziennej pracy — żeby nie zginęły w kolejce spraw

Raporty i audyt

  • Każda liczba w raporcie stoi razem z liczbą rekordów, z których wynika
  • Historia append-only — bez ścieżki edycji lub usunięcia w kodzie

Asystent AI

  • Odpowiada z podręcznika produktu i z Twoich własnych danych
  • Przygotowuje zmianę i zatrzymuje się — człowiek czyta i potwierdza
  • Działa bez konta w chmurze; model hostowany jest opcją, wyłączoną domyślnie
Problem, który zastępuje

Wątek mailowy i arkusz nie skalują się

W większości firm onboarding dostawcy dzieje się przez maile, arkusze, ręczne checklisty, foldery sieciowe, ustne akceptacje i przepisywanie danych do systemu księgowego. Efekt:

Pulpit VendoCerty: menu Praca, Dostawcy, Ryzyko i jakość, Zakupy, Analiza; co wymaga dziś decyzji, przypisane zadania i przegląd dostawców

Pulpit — Praca, Dostawcy, Ryzyko i jakość, Zakupy, Analiza w jednym menu

Wykresy Pulpitu: dostawcy według statusu i nowe sprawy onboardingowe w czasie

Pulpit — cały system, jeden rzut oka

Sekcje Praca, Dostawcy, Ryzyko i jakość, Zakupy oraz Analiza siedzą w jednym menu. Pulpit pokazuje to, co wymaga decyzji dziś, obok panelu z rozkładem dostawców według statusu i nowych spraw w czasie.

  • Każda liczba jest odnośnikiem — kliknięcie kafelka otwiera stojące za nim rekordy, nic nie zmienia
  • Moja praca, powiadomienia, kalendarz, czat zespołu i zadania — bez przełączania aplikacji
  • Realny zrzut ekranu z pilotażowego środowiska (dane demonstracyjne)
Widok właściciela w VendoCercie: co wymaga dziś uwagi, dostawcy wymagający uwagi, akceptacje po terminie, dokumenty niezgodne, umowy czekające na decyzję

Realny zrzut ekranu z pilotażowego środowiska (dane demonstracyjne)

Widok właściciela — „co wymaga mnie dziś"

Jeden ekran odpowiada w zwykłych słowach na pytanie, co wymaga decyzji: dostawcy wymagający uwagi, akceptacje po terminie, dokumenty niezgodne, wysokie ryzyko, umowy czekające na decyzję. Techniczny szczegół chowa się w osobnym rozwinięciu, nie zasłania widoku.

  • Zdania po polsku, nie kody błędów — „System działa, ale jedna lub dwie rzeczy wymagają uwagi"
  • Eksport jednego pliku ze wszystkim: dostawcy, sprawy, dokumenty, wpisy audytowe
  • Uprawnienia sprawdzane po stronie serwera — schowanie przycisku to nie zabezpieczenie
Rejestr dostawców: podsumowanie, filtry po statusie, ryzyku, kraju i opiekunie, tabela z otwartymi sprawami i terminem wygaśnięcia

Rejestr dostawców — filtry zapisują się w adresie, do wysłania koledze

Dostawcy, nie wiersze w arkuszu

Każdy dostawca ma status, poziom ryzyka, opiekuna wewnętrznego i historię spraw — wyszukiwanie po nazwie, numerze podatkowym i e-mailu, filtry po statusie, ryzyku, kraju i kategorii.

  • Kafelek „Wysokie ryzyko" liczy dostawców wymagających dodatkowej uwagi, nie tylko czerwoną etykietkę
  • Zmiana rachunku bankowego wymaga dwóch niezależnych akceptacji i telefonicznej weryfikacji na numer zapisany wcześniej — nigdy na numer podany razem ze zmianą
  • Widok kompaktowy i komfortowy — tabela zaczyna się nad linią zgięcia okna 900 px
Przewodnik pierwszych kroków w VendoCercie: postęp nauki, kroki do wykonania, konfiguracja firmy i współpracowników

Przewodnik pierwszych kroków — „to przewodnik, a nie bramka"

Pierwsze kroki bez działu IT

Prowadzony przegląd we własnym tempie, krok po kroku — z jednej rzeczy można skorzystać bez kończenia całości. Konfiguracja firmy i dodanie współpracowników zaznacza się automatycznie na podstawie Twoich danych.

  • Pięć gotowych szablonów: standardowy dostawca, usługi IT, podwykonawca budowlany, dostawca wysokiego ryzyka, jednoosobowa działalność
  • Zmiana szablonu nigdy nie nadpisuje sprawy już w toku — wymagania kopiują się w momencie utworzenia
  • Błędy po ludzku: „Nie udało się połączyć z bazą danych. System spróbuje ponownie."
Kolejka akceptacji: etapy czekające na decyzję, po terminie i w toku, z etapem, terminem i osobami uprawnionymi do rozstrzygnięcia

Kolejka akceptacji — etapy rozstrzyga się po kolei, nigdy dwa razy

Akceptacja z faktów, nie z opinii

System odmawia zamknięcia akceptacji, dopóki obowiązkowe pole jest puste, obowiązkowy dokument brakuje, jest odrzucony albo wygasł, albo wcześniejszy etap jest nierozstrzygnięty. Recenzent nie może „przepchnąć" sprawy silniejszym kliknięciem.

  • Nazwane etapy w kolejności, z rolami uprawnionymi do decyzji i terminem
  • Status APPROVED osiągalny wyłącznie przez zamknięcie sprawy onboardingowej
  • Reviewer może poprosić o korektę z własnym komentarzem widocznym dla dostawcy
Dokumenty i terminy: dokumenty wygasające, wygasłe, czekające na przegląd i brakujące, z kolumną wersji i statusem

Dokumenty i terminy — każdy dokument z numerem wersji

Kalendarz VendoCerta: wszystkie terminy dokumentów, spraw, umów i zadań na jednym ekranie

Wersjonowanie i kalendarz, nie zgadywanie

Zastąpienie dokumentu staje się wersją 2 — oryginał zostaje dokładnie taki, jaki był. Kalendarz zbiera wszystkie daty, które system zna, na jednym ekranie: wygasające dokumenty, terminy spraw, umowy i zadania.

  • Przypomnienia na 30, 14, 7 i 1 dzień przed wygaśnięciem, w dniu wygaśnięcia i dzień po
  • Każde przypomnienie ma deterministyczny klucz — restart procesu nie wysyła go drugi raz
  • Segregowanie dokumentów firmowych (np. faktur) po roku, miesiącu i firmie — OCR offline, każda sugestia czeka na potwierdzenie
  • Wygasły dokument blokuje ponowną akceptację dostawcy
Umowy: rejestr umów z dostawcami, terminy wypowiedzenia i stan (wypowiedzenie do złożenia, wkrótce się kończy, obowiązuje, zakończona)

Umowy — termin wypowiedzenia widoczny, zanim umowa odnowi się sama

Powiadomienia VendoCerta: sprawy, dokumenty i rachunki, w których bierzesz udział

Umowy, które nie odnawiają się po cichu

Rejestr umów z dostawcami pokazuje dzień, w którym trzeba złożyć wypowiedzenie, zanim umowa odnowi się sama — z filtrami po stanie (wypowiedzenie w ciągu 90 dni, obowiązuje, zakończona przedterminowo). Powiadomienia skupiają to, co naprawdę czeka na Twoją decyzję.

  • Ostrzeżenie „Termin już minął", gdy wypowiedzenie nie zostało złożone na czas
  • Rejestr kontrahentów, faktur i wniosków zakupowych — poza samym onboardingiem dostawców
  • Powiadomienia rozdzielone na nieprzeczytane i wymagające działania
Raport Przepustowość onboardingu: zakres dat, liczba rozpoczętych i zatwierdzonych spraw, odsetek zatwierdzeń z liczbą rekordów, tabela w czasie po miesiącach

Raport „Przepustowość onboardingu" — realny zrzut ekranu

Raporty z liczbą, nie tylko liczbą

Każda liczba w raporcie stoi razem z liczbą rekordów, z których została policzona — odsetek zatwierdzeń pokazuje wynik i „ile z ilu" w jednym miejscu, nie osobno. Zakres dat, grupowanie po miesiącu i tabela „w czasie" wymieniają każdy okres, także te bez żadnych zdarzeń.

  • Daty liczone w strefie czasowej organizacji, nie w UTC
  • Widok właściciela i historia audytowa czytają te same dane co raport
  • Eksport organizacji jest dostępny nawet wtedy, gdy moduł jest zablokowany licencją
Asystent VendoCerta: pytania podsunięte w kontekście ekranu, pole do własnego pytania

Asystent VendoCerta — pyta, wyjaśnia, nigdy nie decyduje

Pomoc na tym ekranie: najczęstsze czynności, pytania do asystenta i poradniki dopasowane do ekranu Dostawcy

Asystent, który pyta zamiast klikać za Ciebie

Trzy rodzaje pytań, w kolejności, w jakiej naprawdę są zadawane: jak to zrobić — z podręcznika produktu, z odnośnikiem do właściwego ekranu; co się dzieje — z Twoich własnych danych: co blokuje akceptację, co wygasa, co czeka na Ciebie; i zrób to za mnie — zapisuje żądaną zmianę i się zatrzymuje. Człowiek czyta i potwierdza, i tylko wtedy coś się dzieje.

  • Nie jest zatwierdzającym: nie może zaakceptować, odrzucić, zawiesić dostawcy, zmienić roli ani niczego usunąć
  • Bez SQL-a i bez powłoki systemowej; każde zapytanie ograniczone do organizacji pytającego
  • Działa bez klucza API, konta i sieci — hostowany model można włączyć, jest wyłączony domyślnie
Historia audytowa: dziennik zdarzeń z kolumnami czas, kto, działanie, obiekt i wynik, każde zapisane działanie po kolei

Historia audytowa — 247 zdarzeń tylko dzisiaj, w tym przykładzie

Centrum systemowe VendoCerta: usługi, zadania cykliczne, kopie zapasowe i diagnostyka

Historia, której nie da się nadpisać

Każda akcja — łącznie z odmówionym dostępem — trafia do dziennika append-only: kto, co i kiedy zaakceptował lub zmienił. W kodzie nie istnieje ścieżka edycji ani usunięcia wpisu audytowego. Centrum systemowe pilnuje usług, kopii zapasowych i diagnostyki dla samej instalacji.

  • Filtrowanie po osobie, dacie i opisie zdarzenia
  • Kopie zapasowe i przywracanie dostępne dla roli Właściciel
  • Raport wsparcia bez haseł, tokenów, treści dokumentów czy danych osobowych dostawców
Jak to działa

Od zaproszenia do statusu Approved

Status APPROVED jest osiągalny wyłącznie przez zamknięcie sprawy onboardingowej — bezpośrednia zmiana statusu na rekordzie dostawcy jest odrzucana, z wyjaśnieniem.

Administrator tworzy organizację

Dodaje współpracowników i wybiera szablon onboardingu dla klasy dostawcy.

Otwiera sprawę i wysyła zaproszenie

Dostawca dostaje jeden osobisty, wygasający link — bez konta, bez hasła.

Dostawca wypełnia formularz

Widzi tylko własny postęp, to co brakuje, i ewentualną prośbę o korektę.

Reviewer sprawdza dokumenty

Prosi o korektę albo przyjmuje — bez możliwości ominięcia braków.

Nazwani zatwierdzający decydują po kolei

Każdy etap czeka na swoją rolę; nic nie wyprzedza kolejki.

Approved — i pilnowanie trwa dalej

Terminy ważności są obserwowane od tego momentu, z pełnym zapisem w historii.

Zakupy przechodzą przez ten sam silnik akceptacji — inny przedmiot, ta sama zasada. Dziś ścieżka zatrzymuje się na „zatwierdzony"; RFQ, zamówienie i przyjęcie towaru są zaplanowane, jeszcze nie zbudowane.
Role i uprawnienia

Sześć ról, jedna zasada: serwer decyduje

Uprawnienia są wymuszane po stronie serwera — schowanie przycisku w interfejsie to prezentacja, nie zabezpieczenie. Administrator techniczny jest odseparowany od administratora biznesowego, żeby dział IT mógł utrzymać system, nie widząc, komu i ile firma płaci.

RolaCo robi
WłaścicielPełna odpowiedzialność za organizację: użytkownicy, ustawienia, kopie zapasowe, przywracanie, pełny audyt
Administrator systemuUtrzymanie techniczne instalacji: kopie zapasowe, diagnostyka, konfiguracja — bez wglądu w dostawców, sprawy, dokumenty, akceptacje i rachunki bankowe
Administrator biznesowyProwadzi dostawców, szablony i procesy; nie może tworzyć ani usuwać właścicieli
Recenzent (Reviewer)Sprawdza dane i dokumenty, prosi o korekty, decyduje o przypisanych etapach
Widz (Viewer)Czyta dozwolone dane, niczego nie zmienia
Dostawca zewnętrznyWidzi wyłącznie własny formularz onboardingowy, przez osobisty wygasający link
Trzy rzeczy odróżniają VendoCertę od generatora formularzy: akceptacja gated faktami (nie opinią), historia bez ścieżki edycji, oraz pilnowanie terminów, które trwa dalej po akceptacji — nie kończy się na „zatwierdzone".
Bezpieczeństwo i zgodność

Nie deklaracja marketingowa — reguły w kodzie

Izolacja organizacji

Każda organizacja jest odseparowana na poziomie danych; żadne zapytanie nie przechodzi między tenantami.

Uwierzytelnianie dwuczynnikowe

Kod czasowy jako drugi czynnik logowania, z limitem prób osobnym od samego logowania.

Skan antywirusowy przy wgrywaniu

Każdy wgrywany plik sprawdza ClamAV; domyślnie włączony na świeżej instalacji.

Kopie zapasowe i replikacja

Codzienna kopia automatyczna, historia i pobranie; przywracanie za potwierdzeniem wpisania „RESTORE".

Globalne ograniczanie zapytań

Limit prób logowania i zapytań na adres IP, żeby jedna maszyna nie zalała systemu.

Pakiet gotowości RODO

Inwentaryzacja danych, rejestr czynności przetwarzania, procedura zgłaszania naruszeń i macierz retencji — gotowe do przeglądu prawnika.

Stan projektu

Pilotaż z prawdziwą instalacją, nie makieta

VendoCerta uruchamia się jako prawdziwa instalacja — jeden plik instalacyjny z Node.js, PostgreSQL, MinIO, Mailpit i skanerem antywirusowym w środku, bez Dockera i bez uprawnień administratora. Zrzuty na tej stronie pochodzą ze środowiska demonstracyjnego: organizacja „Northstar Manufacturing", dziesięciu dostawców na różnych etapach onboardingu, dokumenty aktualne, wygasające i wygasłe, akceptacje czekające na decyzję i realistyczna historia audytowa.

Pilotażu pierwszych klientów, z licencją próbną
8 językówinterfejsu — pl · en · de · fr · es · it · uk · ru
~30 osóbwygodny sufit jednego serwera (25–40 jednocześnie)
Append-onlyhistoria audytowa i log przypomnień
Uczciwie o ograniczeniach: jeden serwer o typowej konfiguracji wygodnie obsługuje do 25–40 osób pracujących jednocześnie; produkt nie przeszedł jeszcze zewnętrznego testu penetracyjnego ani formalnego przeglądu prawnego RODO; e-fakturowanie KSeF działa dziś na uwierzytelnianiu tokenem, nie certyfikatem.
Celowo poza pierwszą wersją

Pełne zarządzanie cyklem życia kontraktu, płatny screening sanction, automatyczne scoringi ryzyka, kroki zakupów po zatwierdzeniu wniosku (RFQ, zamówienie, przyjęcie towaru), zautomatyzowana weryfikacja właściciela rachunku bankowego (Verification of Payee), integracja z ERP, natywna aplikacja mobilna, własny ERP oraz marketplace dostawców. Architektura zostawia na to miejsce — nic z tego nie jest udawane.

Dane w zrzutach są fikcyjne

Wszystkie dane demonstracyjne widoczne na tej stronie są wymyślone. Żadna prawdziwa firma, osoba, adres, numer podatkowy czy adres e-mail nie występuje w żadnym z materiałów. Hasła użyte w środowisku demonstracyjnym są przeznaczone wyłącznie do lokalnego pilotażu i nie są tu publikowane.