VendoCerta zbiera, zatwierdza i pilnuje danych oraz dokumentów dostawców, zanim firma zacznie z nimi współpracować i płacić — z pełną historią audytową za każdym krokiem.
Żaden dostawca, dokument czy istotna zmiana nie przechodzi przez firmę bez wymaganych informacji, akceptacji i śladu w historii. VendoCerta zastępuje wątek mailowy i arkusz jednym procesem, którego nie da się obejść — z rejestrem dostawców, wieloetapowymi akceptacjami, wersjonowaniem dokumentów i automatycznymi przypomnieniami o kończących się terminach. Dodatkowo obsługuje zgodność fakturową w Polsce: rejestr kontrahentów, rejestr faktur, e-fakturowanie KSeF i sprawdzanie firmy po NIP/REGON/KRS.
W większości firm onboarding dostawcy dzieje się przez maile, arkusze, ręczne checklisty, foldery sieciowe, ustne akceptacje i przepisywanie danych do systemu księgowego. Efekt:
Realny zrzut ekranu z pilotażowego środowiska (dane demonstracyjne)
Jeden ekran odpowiada w zwykłych słowach na pytanie, co wymaga decyzji: dostawcy wymagający uwagi, akceptacje po terminie, dokumenty niezgodne, wysokie ryzyko, umowy czekające na decyzję. Techniczny szczegół chowa się w osobnym rozwinięciu, nie zasłania widoku.
Przewodnik pierwszych kroków — „to przewodnik, a nie bramka"
Prowadzony przegląd we własnym tempie, krok po kroku — z jednej rzeczy można skorzystać bez kończenia całości. Konfiguracja firmy i dodanie współpracowników zaznacza się automatycznie na podstawie Twoich danych.
Kolejka akceptacji — etapy rozstrzyga się po kolei, nigdy dwa razy
System odmawia zamknięcia akceptacji, dopóki obowiązkowe pole jest puste, obowiązkowy dokument brakuje, jest odrzucony albo wygasł, albo wcześniejszy etap jest nierozstrzygnięty. Recenzent nie może „przepchnąć" sprawy silniejszym kliknięciem.
Dokumenty i terminy — każdy dokument z numerem wersji
Zastąpienie dokumentu staje się wersją 2 — oryginał zostaje dokładnie taki, jaki był. Kalendarz zbiera wszystkie daty, które system zna, na jednym ekranie: wygasające dokumenty, terminy spraw, umowy i zadania.
Umowy — termin wypowiedzenia widoczny, zanim umowa odnowi się sama
Rejestr umów z dostawcami pokazuje dzień, w którym trzeba złożyć wypowiedzenie, zanim umowa odnowi się sama — z filtrami po stanie (wypowiedzenie w ciągu 90 dni, obowiązuje, zakończona przedterminowo). Powiadomienia skupiają to, co naprawdę czeka na Twoją decyzję.
Historia audytowa — 247 zdarzeń tylko dzisiaj, w tym przykładzie
Każda akcja — łącznie z odmówionym dostępem — trafia do dziennika append-only: kto, co i kiedy zaakceptował lub zmienił. W kodzie nie istnieje ścieżka edycji ani usunięcia wpisu audytowego. Centrum systemowe pilnuje usług, kopii zapasowych i diagnostyki dla samej instalacji.
Status APPROVED jest osiągalny wyłącznie przez zamknięcie sprawy onboardingowej — bezpośrednia zmiana statusu na rekordzie dostawcy jest odrzucana, z wyjaśnieniem.
Dodaje współpracowników i wybiera szablon onboardingu dla klasy dostawcy.
Dostawca dostaje jeden osobisty, wygasający link — bez konta, bez hasła.
Widzi tylko własny postęp, to co brakuje, i ewentualną prośbę o korektę.
Prosi o korektę albo przyjmuje — bez możliwości ominięcia braków.
Każdy etap czeka na swoją rolę; nic nie wyprzedza kolejki.
Terminy ważności są obserwowane od tego momentu, z pełnym zapisem w historii.
Uprawnienia są wymuszane po stronie serwera. Schowanie przycisku w interfejsie to prezentacja, nie zabezpieczenie.
VendoCerta uruchamia się lokalnie jako prawdziwa instalacja (PostgreSQL, MinIO i Mailpit jako przenośne usługi, bez Dockera) — nie jest to prototyp kliknięć. Zrzuty na tej stronie pochodzą z środowiska demonstracyjnego: organizacja „Northstar Manufacturing", dziesięciu dostawców na różnych etapach onboardingu, dokumenty aktualne, wygasające i wygasłe, akceptacje czekające na decyzję i realistyczna historia audytowa.
Zakupy, zamówienia, katalogi produktów, płatności, weryfikacja właściciela rachunku bankowego, płatny screening sanction, automatyczne scoringi ryzyka, negocjacje i pełne zarządzanie cyklem życia kontraktu, OCR, natywna aplikacja mobilna, własny ERP, marketplace dostawców oraz wszystko zależne od komercyjnego modelu AI. Architektura zostawia na to miejsce — pierwsza wersja nie udaje, że to ma.
Wszystkie dane demonstracyjne widoczne na tej stronie są wymyślone. Żadna prawdziwa firma, osoba, adres, numer podatkowy czy adres e-mail nie występuje w żadnym z materiałów. Hasła użyte w środowisku demonstracyjnym są przeznaczone wyłącznie do lokalnego pilotażu i nie są tu publikowane.
